Datenschutzerklärung
Welche Daten wir verarbeiten – und warum
1. Verantwortlicher
Emre Avci (Einzelunternehmen, Geschäftsbezeichnung ErsatzteilPartner24)
Dietrich-Bonhoeffer-Str. 4, 21423 Winsen (Luhe), Deutschland
E-Mail: info@ersatzteilpartner24.de · Telefon: 0170 534 53 50
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da wir hierzu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.
Unsere Website und unser B2B-Shop richten sich an Gewerbetreibende. Personenbezogene Daten sind daher vor allem die Daten Ihrer Ansprechpartner (Name, geschäftliche Kontaktdaten) und – bei Einzelunternehmen – Ihre eigenen Daten.
2. Hosting und Server-Logfiles
Website, B2B-Shop, Datenbank und E-Mail-Versand der Formulare laufen bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); die Daten bleiben in Deutschland.
Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch in Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite (Referrer). Das dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht; eine Zusammenführung mit anderen Daten erfolgt nicht.
Die Schriftart (Inter) liefern wir von unserem eigenen Server aus; beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.
3. Cookies, Local Storage und Einwilligung
Ohne Einwilligung (technisch notwendig, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) nutzen wir:
ep24_session– Sitzungs-Cookie des Kundenportals, nur nach Anmeldung im B2B-Shop; hält Sie angemeldet und sichert Warenkorb und Bestellungen. Wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht.ep24_cookie_consent/ep24_cookie_preferences– Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis (Local Storage, bis Sie sie löschen).ep24-theme– Ihre Wahl zwischen heller und dunkler Darstellung (Local Storage).
Nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) laden wir den Meta Pixel (Ziffer 9). Beim ersten Besuch fragt Sie dazu ein Hinweis am unteren Bildschirmrand mit den gleichwertigen Möglichkeiten „Alle akzeptieren“, „Nur notwendige“ und „Einstellungen“. Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite ansehen, ändern oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Analyse-Dienste (z. B. Google Analytics) setzen wir nicht ein.
4. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Über das Kontaktformular verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanbahnung, sonst lit. f). Das Formular sendet die Angaben per E-Mail an unser Postfach; eine Speicherung auf der Website erfolgt nicht. Gleiches gilt für Anfragen per E-Mail oder Telefon. Für Anfragen über WhatsApp gilt Ziffer 11.
Die Formulare senden die Angaben an unser Postfach info@ersatzteilpartner24.de. Das Postfach wird bei unserem Hoster ALL-INKL.COM in Deutschland betrieben (Ziffer 2); mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
5. B2B-Registrierung und Bonitätsprüfung
Zur Eröffnung eines Kundenkontos erheben wir Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Art des Geschäfts, Anschrift, optional eine Nachricht sowie einen Nachweis der gewerblichen Tätigkeit (Upload des Gewerbescheins als PDF oder Bild). Die Angaben gehen per E-Mail an uns; nach Prüfung legen wir Sie als Kunden in unserer Warenwirtschaft an und senden Ihnen die Zugangsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragsanbahnung). Registrierungen, die nicht freigeschaltet werden, löschen wir nach sechs Monaten.
Da wir auf Rechnung liefern, behalten wir uns vor, vor der Freischaltung und bei Erhöhung des Kreditlimits eine Bonitätsauskunft über das Unternehmen bei einer Wirtschaftsauskunftei einzuholen; dafür übermitteln wir Firmenname, Rechtsform und Anschrift, bei Einzelunternehmen auch den Namen des Inhabers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Schutz vor Zahlungsausfall). Die Entscheidung über die Freischaltung treffen wir selbst, nicht automatisiert.
6. Kundenportal und B2B-Shop
Anmeldung
Sie melden sich mit Kundennummer und Passwort an. Die Zugangsdaten werden nur zur Anmeldung an unsere Warenwirtschaft verwendet; es wird das Sitzungs-Cookie ep24_session gesetzt (Ziffer 3). Nach fünf Fehlversuchen sperren wir die Anmeldung von derselben IP-Adresse für 15 Minuten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Schutz vor Missbrauch).
Katalog, Preise, Warenkorb und Bestellung
Ihre kundenindividuellen Preise und Verfügbarkeiten fragen wir live in unserer Warenwirtschaft ab. Den Warenkorb speichern wir in unserer Datenbank mit Ihrer Kundennummer, damit er nach erneuter Anmeldung erhalten bleibt. Mit der Bestellung übergeben wir Positionen, Lieferadresse und Bemerkung an unsere Warenwirtschaft, die Auftrag, Lieferschein und Rechnung erzeugt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Belege, Rückgaben, Angebote
Im Portal können Sie Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge und Angebote als PDF abrufen und Rückgaben anmelden (Beleg, Position, Menge, Grund, Kommentar). Rückgaben speichern wir mit Status und Bearbeitungsnotizen, bis sie abgeschlossen sind, und bewahren sie anschließend mit den Belegen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
Warenwirtschaft
Kundendaten, Aufträge und Belege liegen in unserer Warenwirtschaft (Abisco) auf einem von uns gemieteten Server bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin (Rechenzentrum in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Zugriff haben nur wir.
7. Lieferung
Wir liefern mit eigenen Fahrern. Name, Firma, Lieferadresse, Telefonnummer des Ansprechpartners und die Lieferpositionen stehen auf dem Lieferschein, den unser Fahrer mitführt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Außerhalb unseres Tourgebiets geben wir Name, Firma, Lieferadresse und – zur Avisierung – Telefonnummer an den beauftragten Paketdienst oder die Spedition weiter; welcher Dienstleister das ist, teilen wir mit der Versandbestätigung mit.
8. Zahlung auf Rechnung, Mahnwesen und Aufbewahrung
Wir liefern gegen Rechnung; Zahlungsdienstleister setzen wir nicht ein. Ihre Überweisung verarbeitet unsere Bank. Bei Zahlungsverzug nutzen wir Ihre Kontaktdaten für Erinnerungen und Mahnungen und können die Forderung an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt übergeben (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Kundenkonten löschen wir auf Wunsch oder nach längerer Inaktivität, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Lieferanten und Geschäftspartner
Von Lieferanten, Dienstleistern und deren Ansprechpartnern verarbeiten wir Name, Firma, Kontaktdaten, Bankverbindung (gekürzt) und Belege zur Vertragsabwicklung und Buchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO; § 147 AO). Wir bewahren sie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.
9. Meta Pixel (Facebook/Instagram) – nur mit Einwilligung
Wenn Sie im Cookie-Hinweis „Alle akzeptieren“ wählen oder unter „Einstellungen“ Marketing einschalten, lädt Ihr Browser den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland („Meta“). Meta erhält dann Ihre IP-Adresse, Browserinformationen und die aufgerufenen Seiten und setzt das Cookie _fbp (Laufzeit 3 Monate). Damit messen wir, ob unsere Anzeigen auf Facebook und Instagram zu Besuchen führen, und können Besuchern dort Werbung anzeigen. Meta verarbeitet die Daten auch für eigene Zwecke; wir und Meta sind für die Erhebung gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, Vereinbarung unter facebook.com/legal/controller_addendum).
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird keine Verbindung zu Meta aufgebaut. Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich. Daten können in die USA übermittelt werden; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Datenschutzhinweise: facebook.com/privacy/policy.
10. Links zu Instagram, TikTok und zum Teilekatalog
Unsere Seiten enthalten nur einfache Links zu unseren Profilen bei Instagram und TikTok sowie zum externen Teilekatalog (carparts-cat.com). Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen; erst mit dem Klick verlassen Sie unsere Website, und es gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.
11. WhatsApp-Kundenchat mit KI-Unterstützung
Schreiben Sie uns über WhatsApp, verarbeiten wir Ihre Nachricht, Fotos und Dokumente (z. B. Fahrzeugschein), Ihre Rufnummer und Ihren Profilnamen, um Ihre Teileanfrage zu beantworten und Bestellungen zu bearbeiten. Den Nachrichtentransport übernimmt WhatsApp Ireland Limited (Meta) als eigener Verantwortlicher; dafür gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfragen und Bestellungen); bei Ansprechpartnern unserer Geschäftskunden und bei Fahrzeughaltern, die nicht unsere Kunden sind (etwa Kunden einer Werkstatt), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser Interesse und das der Werkstatt, Anfragen zügig und für genau dieses Fahrzeug zu bearbeiten. Diese Personen können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Ziffer 14).
Antworten bereiten wir teilweise mit einem KI-System vor. Nachrichten, die das KI-System ohne vorherige Prüfung durch uns an Sie sendet, sind als KI-Nachricht gekennzeichnet; Bestellungen bestätigt immer ein Mensch, eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sprachnachrichten wandeln wir auf unserem eigenen Rechner in Text um; die Aufnahme verlässt unseren Betrieb nicht und wird nach 30 Tagen gelöscht. Dazu übermitteln wir den Inhalt Ihrer Nachricht – bei Sprachnachrichten den auf unserem eigenen Rechner erzeugten Text, nicht die Aufnahme – sowie Fotos und Dokumente an Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland), die als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist (Vertrag mit Standardvertragsklauseln der EU-Kommission für eine Verarbeitung in den USA); Anthropic nutzt die Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen und löscht sie in der Regel nach 30 Tagen.
Speicherdauer: Chat-Inhalte einschließlich Fotos und Dokumente speichern wir, solange wir Ihre Anfragen und Bestellungen bearbeiten, und darüber hinaus nur, soweit für Bestellungen und Geschäftsbriefe gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (Ziffer 8). In Sicherungskopien können gelöschte Daten bis zu sechs Monate verbleiben; sie werden dort nicht für andere Zwecke verwendet.
Fahrzeugdaten für Folgebestellungen. Schicken Sie uns zur Teilebestimmung einen Fahrzeugschein oder Fahrzeugdaten, speichern wir die Fahrzeugangaben (Marke, Modell, Motor, Erstzulassung, Schlüsselnummern, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Kennzeichen, Datum des Scheins) Ihrem Kundenkonto zugeordnet auf einem Rechner in unserem Betrieb, damit wir bei späteren Anfragen das richtige Fahrzeug erkennen und Verwechslungen vermeiden. Das Foto des Fahrzeugscheins bleibt bei der Nachricht gespeichert (Absatz oben) und wird nicht an Dritte weitergegeben; verarbeitet wird es außer von uns nur von unserem Auftragsverarbeiter für die KI-Unterstützung (Absatz 2). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfragen und Bestellungen), für Fahrzeughalter, die nicht unsere Kunden sind – etwa die Kunden einer Werkstatt – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser und das Interesse der Werkstatt, Teile für genau dieses Fahrzeug zu liefern); eine Information der Fahrzeughalter erfolgt über diese Datenschutzerklärung (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO). Wir löschen die Fahrzeugangaben in der Regel drei Jahre nach der letzten Anfrage zu dem Fahrzeug bzw. nach dem letzten Kontakt mit dem Kunden, früher auf Ihren Wunsch; länger speichern wir sie nur, solange ein Vorgang oder eine Rechnung zu dem Fahrzeug offen ist. In Sicherungskopien können gelöschte Angaben bis zu sechs Monate verbleiben. Fahrzeughalter und Kunden können der Speicherung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – eine kurze Nachricht genügt, wir löschen dann die Fahrzeugangaben.
Nutzen Sie den Chat nicht, wenn Sie das nicht möchten – rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine E-Mail.
12. Telefonate unseres KI-Assistenten
Einzelne Telefonate lässt Emre Avci von einem digitalen Assistenten führen – einem KI-System –, etwa um eine Bestellung, einen Liefertermin oder eine Rückfrage mit Lieferanten, Werkstätten oder Kunden zu klären. Jeden Anruf gibt Emre Avci vorher einzeln frei. Der Assistent sagt zu Beginn des Gesprächs, dass er eine KI ist und in wessen Auftrag er anruft, und bestätigt das auf Nachfrage jederzeit. Zu Werbezwecken setzen wir den Assistenten nicht ein.
Verarbeitet werden Ihre Rufnummer und Ihr Name bzw. Ihre Firma, die Emre Avci dem Assistenten aus unseren Geschäftsunterlagen für genau diesen Anruf mitgibt, der Anlass des Anrufs sowie der Gesprächsverlauf als Textmitschrift. Eine Tonaufnahme des Gesprächs erfolgt nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag mit Ihnen geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser Interesse, laufende Vorgänge zügig zu klären und die Absprache zu dokumentieren. Sie können das Gespräch jederzeit beenden und der Verarbeitung widersprechen (Ziffer 14).
Auf Wunsch von Emre Avci spielt der Assistent Ihnen eine von ihm selbst aufgenommene Sprachnachricht vor; der Assistent kündigt das ausdrücklich an, bevor die Aufnahme läuft. Die Aufnahme liegt dafür höchstens 24 Stunden auf unserem Server in Deutschland und wird danach gelöscht.
Empfänger: Der Assistent läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Deutschland), die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Die Telefonverbindung stellt Twilio Ireland Limited (Dublin, Irland) als Auftragsverarbeiter her; dabei verarbeitet auch Twilio Inc. (USA) Verbindungsdaten und den Tonkanal des Gesprächs. Twilio Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); hilfsweise gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Die Spracherkennung und die Sprachausgabe des Assistenten übernimmt OpenAI Ireland Ltd (Dublin, Irland) als Auftragsverarbeiter; eine Verarbeitung in den USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), eine Kopie stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Speicherdauer: Die Textmitschrift löschen wir nach 30 Tagen. In Sicherungskopien können gelöschte Daten bis zu sechs Monate verbleiben; sie werden dort nicht für andere Zwecke verwendet.
13. Empfänger und Drittlandübermittlung
Empfänger personenbezogener Daten sind, soweit oben beschrieben: unser Hoster (All-Inkl, auch E-Mail), der Serveranbieter unserer Warenwirtschaft (Strato), ggf. Wirtschaftsauskunftei, Paketdienst oder Spedition, Steuerberater, Anbieter unserer Buchhaltungssoftware (Auftragsverarbeiter), Bank, beim WhatsApp-Kundenchat WhatsApp Ireland Limited (Nachrichtentransport) und Anthropic Ireland, Limited (KI-Unterstützung, Auftragsverarbeiter, Ziffer 11), bei Telefonaten unseres KI-Assistenten Hetzner Online GmbH, Twilio Ireland Limited und OpenAI Ireland Ltd (Ziffer 12) sowie – nur mit Einwilligung – Meta für den Meta Pixel (Ziffer 9). Eine Weiterverarbeitung in Ländern außerhalb der EU ist beim WhatsApp-Kundenchat durch WhatsApp als eigenen Verantwortlichen möglich, bei Anthropic abgesichert durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Ziffer 11), beim Meta Pixel (nur mit Ihrer Einwilligung, abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework) sowie bei Telefonaten unseres KI-Assistenten durch Twilio Inc. (EU-US Data Privacy Framework) und OpenAI (EU-Standardvertragsklauseln, Ziffer 12). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
14. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.
15. Sicherheit und Änderungen
Website und Kundenportal sind durchgehend per HTTPS (TLS) verschlüsselt. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Von unserer Datenbank fertigen wir nächtlich verschlüsselte Sicherungskopien an, die wir auf einem eigenen, verschlüsselten Gerät in Deutschland aufbewahren und spätestens nach sechs Monaten überschreiben. Gelöschte Daten können bis dahin darin enthalten sein; sie werden dort nicht genutzt und nur zur Wiederherstellung nach einem Datenverlust zurückgespielt.
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Stand: 19.10.2026